年鉴编纂大家谈——东华大学年鉴研讨摘编
引言：2004年起，档案馆编写《东华大学年鉴》，至2015年共编辑出版10卷，近300万字。在年鉴工作不断走向科学化、规范化的同时，包括年鉴主编、编辑、撰稿员在内的一线年鉴工作者也多有思考与期望。
沈洁（年鉴副主编）：东华大学综合性教育年鉴已走过十载春秋。具体发展举措包括：一是工作机制常态化。建成编纂激励机制，在档案工作会议上对优秀撰稿员予以表彰。编纂《年鉴撰稿手册》，定期举办年鉴工作研讨会。二是业务内容规范化。建立质量保障机制，即撰稿部门“三审”（审核初稿、修改稿、校样稿），年鉴编辑“五改”（分工修改、互校修改、部门互动修改、统稿修改、三轮校样修改），主编“两定”（谋定全局、审定全书）。三是框架类目动态化。根据主编意见和方志办专家建议进行了2次调整，并结合机构变动情况进行数次微调。目前共设15大类55个类目。年鉴发展面临的问题主要有：编辑质量需要提升，符合年鉴规范；撰稿员队伍需要培训，提升供稿质量；加强业务对接与沟通，紧扣时间节点；传播形式需要拓展，丰富表现效果。今后的工作设想：提升编纂时效性，争取年初组稿，当年印刷出版；加强业务规范与培训，提高编辑质量；探索编纂方式创新，开发年鉴编纂系统；拓宽传播渠道，提升利用效果；与档案工作、校史工作等衔接，发挥整合效应。
崔敏华（年鉴编辑）：近些年，我们在注重扩容的同时也注意保质。1、时间上，每卷编纂前会首先确定编纂进度表，编制计划，注意踩准年鉴编纂工作流程的每个时间节点。遵循层级审校，交互轮校制度。现在年鉴编辑共2人，在编纂过程中有了可供商讨的对象，最为重要的是实现了轮校、互校。2、内容上，实行“采编一体化”，多渠道收集，确保大事、要事不漏。我们的信息来源：基础来源为部门初稿；补充来源包括部门总结、校园网、校报、学校OA系统文件、部门档案、上卷年鉴以及其他网络、报刊信息。3、质量上，纵横向比较，确保收录信息准确。这是年鉴的生命线和基石。“能编”与“能编好”是有本质区别的。我们的一般做法：纵向上，主要是与上一卷的对照（数据有无大的差额、有无重复记述事）；横向上，学校综述、大事记之于各个学院部处；各个职能部处稿件之于各个学院、重点实验室；多渠道信息来源的相互验证。以上信息流应是双向互动过程。我们特别注重依档编鉴。如学校各类基础性报表、选录的年度文件要目等，要和部门档案一一比校。各学院部处稿件要保质、保量完成，可参照以上三点，就是“时间上紧节拍，内容上多渠道，质量上准信息”。
张燕（年鉴编辑）：“常编常新”这一朴实简明的要求对于我们年鉴编辑耳熟能详，深究之下其蕴含了对年鉴规范与创新的价值追求。因需“常编”所以“规范”为本，因要“常新”使得“创新”为要。二者之于年鉴如鸟之双翼，互为动力和支持。年鉴不仅是权威性的资料文献工具书，更是对国家和社会具有文化传承和创新意义的重要文化成果。年鉴的年度性、系统性、真实性分别体现了文化的历时性，共时性和文化内核。年鉴这一传统形式在新形势下如何发挥文化功能，是摆在我们年鉴编辑面前的重要命题。通过年鉴的规范与创新，我们有责任也有可能积极主动地参与大学文化传承与创新。
陈娜（化学生物学院）：从最初接触年鉴的茫然到比较熟悉，感到如何编好年鉴是我们每个撰稿人应该思考的问题，只有我们撰写的东西有价值了，才会有更多的人愿意来读年鉴。1、端正对年鉴工作的态度。我们必须具有很强的责任感，把年鉴作为一项严肃的工作来对待。在修改院志过程中，我对年鉴工作有了一个全新的认识，我意识到自己是在完成一件挺了不起的事情，后人会非常感激我们的。2、积累充足的年鉴素材。资料的收集整理删选剔除非常重要。我的做法是制作一个年鉴资料索引列表，平时随手将各种会议、活动、新闻报道等记录进去，做成超级链接链接到相关的资料上，并定期进行整理，这样就等于为年鉴做了一个小型的资料库，等到写作的时候查询调用，这样就不会将大事件遗漏。3、认真学习年鉴的格式和语言规范。两件事让我受益匪浅，一是档案馆编写了《东华大学年鉴撰稿手册》，二是请上海市方志办公室的裘晓燕老师来做了一次“年鉴编撰培训会”，这使我对年鉴的撰写要求有了较为深刻的理解；还有每次编辑们反馈回来的修改稿，我都认真阅读，揣摩修改后的措辞，几年下来已比较顺畅。现在年鉴已经成为我最喜欢的文体了，开门见山，惜字如金。
杨晶静（人文学院）：作为一名办公室人员，我感到对年鉴决不能敷衍了事。1、领导重视是写好年鉴的前提。学院在党政联席会议上进行专门讨论。领导的重视有利于拓宽和顺畅资料的收集渠道，有利于理清我们的编写思路，有利于增加我们的创新动力。2、积累资料是写好年鉴的的基础。学院建立基础性资料收集工作制度，由专人负责相应模块的资料收集。我在平时工作中养成了收集资料的习惯，并每月做好电子版与纸质版的分类归档。3、年鉴创新是写好年鉴的关键。编写年鉴，要以“粗”突出涵盖面，以“细”突出亮点特色，以“精”突出工作成果。争取做到年年有新意，条条有个性。具有年度可比性的内容，则确保其稳定、系统，这样年鉴工具书的价值得到进一步体现。4、业务能力是写好年鉴的保证。专业培训和沟通交流会有利于我们撰稿人更好地学习行文规范和格式规范等年鉴专业知识。我会在初稿完成后，邀请文字功底深厚的老教授进行审阅提意见。任何涉及政治或政策敏感性问题条目，都要经过领导审核。年鉴编写树立全局观念，不仅从学院角度出发，更从服务学校总体的角度出发进行编写。
陆毅华（教务处）：教务处年鉴条目数量多，统计资料的统计点多，年鉴编撰的组织工作很重要。1．领导重视，措施到位。教务处明确指出年鉴编撰工作是岗位职责之一，并指派部门档案员负责编撰的管理工作。档案员组织各科室相关工作人员，对照年鉴撰稿手册的具体要求积极开展工作。每年度都有5个科室15名左右工作人员参加编撰和校对工作。2．坚持积累，注重统筹。在年鉴编撰的过程管理中，需要合理统筹各科室的工作，提高工作效率和编撰质量。由于年鉴内容比较多，加上大家日常工作都很繁忙，专门集中时间搞编撰是无法实现的，因此平时的材料积累显得非常重要。我们利用坚持多年的新闻稿撰写制度的优势，在每一年开始编撰年鉴前，把精心汇编的当年度教务处新闻稿件的电子版发送给大家，这一贴心的举措得到大家的积极响应，年鉴编撰效率和新闻稿撰写的积极性同时得到提高。在年鉴初稿形成后，还对量大面广的校对工作加强人力上的支援，如专门聘请退休的有关工作人员，安排助管学生等。对一些综合性的、各科室交叉的编撰内容，则及时做好分工、协调工作。感到需要改进的是要紧密结合工作，保证专题条目的质量。教务处主要承担学校本科教学的运行和保障工作，年鉴的编撰工作要紧紧围绕各项重点工作进行梳理，防止疏漏，保证条目的数量和质量。
谢旭红（科研处）：我负责科研处年鉴编写工作，同时向上海市科技年报和上海市科技年鉴报送相关信息。1、要加强责任感，要严谨扎实地开展工作。从事年鉴工作，责任重大，要本着对历史负责，对读者负责的态度，确保编写内容的客观准确，注意保密性和专业性，要讲细节、讲专业、记述的内容、数据一定要核实清楚。2、要加强业务知识积累。熟悉业务是做好年鉴工作的前提，要熟悉学校科研管理工作，在日常工作中做有心人，注意收集有关数据。提醒部门同事，在各项重大活动和会议结束后，及时撰写通讯稿或会议纪要。这样才能在组稿时做到信手拈来，一挥而就。资料积累不够，年鉴编写无法进行。3、要利用年鉴编纂提高工作总结能力和文字处理能力。在实际工作中，感觉到确定条目的设置是一个难点，特别是对业务工作还不太熟悉时，担心遗漏信息，就尽量将搜集到的信息都编写出来。
资雪琴（学生处）：编纂年鉴可重点结合年度特色和部门特色两方面入手。1、年鉴的内容忠于现实。内容既能反映出部门年度特色、也能反映出部门特色。所以我一般是把年鉴内容分为部门特色和部门年度特色两部分。我觉得部门特色方面的内容，条目基本是不变的，只是数据或信息的更新，这块内容基本是做填空题。每年拿到年鉴撰稿通知，我会把通知分别给到各个处长、科长，把年鉴属于自己的这块更新，并用颜色标识出来。因此，这块内容我基本只需做汇编的工作。部门年度特色内容每年在变化的，主要指新闻和事件方面，这就需要撰稿人做有心人，对于部门重大新闻和重大事件做好记录，按照年鉴的体例编撰。2、年鉴的条目分类科学体现特色。条目实际上就是年鉴的骨骼，反映了内容的框架。我们还是从部门特色和部门年度特色两面去考虑条目设置。3、年鉴撰写主题鲜明文字精炼。年鉴要求文稿榨干水分，使信息高度密集，一是一，二是二，决不含糊其词，弄虚作假。部门特色这块内容无论是顺序还是条目主题保持不变，就是填空，方便后人查阅和比较，体现年鉴的连续性。部门年度特色这部分采用开门见山直陈其事。其内容应注重资料性，信息性、可读性，即有存史价值。
杨松（信息学院）：年鉴是一个牵涉各个学院、部门的系统工程，这些年来也形成了特定的框架结构。我理解的撰稿员，最基础的工作应该是要按照框架结构完成自己学院的部分。我的做法是，分模块找相关负责人要相应的资料，对于其提供的资料再重新核实一遍，确保文字上通顺、准确，相关数据无误。初稿完成后，再让相关模块负责人审核修改，来回几次完成最终的稿件，让领导审核，最后确定提交的稿件。“巧妇难为无米之炊”，这是我最深刻的体会。写好年鉴必须掌握准确全面的资料。所以我们必须注意平时积累相关的资料，拓宽和顺畅资料的收集渠道。我会及时收集有关教学、科研和学科发展的相关资料，为年鉴的编撰做好准备。对于具有年度可比性的内容，我会在编撰过程中保持其稳定性与连贯性。对于某些跨年度的事件，每年在写到相应的事件时都会交代其后续情况。我希望能多组织一些业务培训，专业培训和沟通交流会有利于提高我们撰稿员的业务能力，从而提高年鉴的编写质量。写好年鉴，最重要的是有一个认真的态度。只有我们从思想上重视，态度上端正，才能把年鉴稿件写得越来越好。
张莹（科研处）：作为年鉴新人，感觉理顺机制很重要。1、领导重视、责任落实。科研处成立档案管理领导小组，由处长和分管副处长组成。在领导小组的部署下，由综合办公室牵头，各科室科长组成年鉴工作小组，开展年鉴编写工作，将年鉴撰写工作落实到人。综合办负责最后统稿，保证稿件内容、文本、格式统一。2、分步进行、有序开展。编写过程中，首先认真筛选，根据不同年鉴收集信息侧重点不同将信息分类，归入不同年鉴；再根据条目类型划分，按照不同要求和侧重点编写年鉴。科技方面涵盖专业词汇多，需要深入了解专业动态并准确表达。因而，我们采取综合办罗列条目清单、各科室分头编写的方式，保证条目准确性。3、不断积累、创新模式。作为统稿人，必须熟悉部门总体工作情况。在工作中思考和探索，每月编制并发布一期科技服务信息专递，通过不断积累，确保收集资料的完整性，并可追溯。