东华校〔2009〕12号
一、总 则
第一条 为规范全校电子公文的归档，保证归档电子公文的完整性、真实性与安全性，根据国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002），结合我校的实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所称的电子公文是指通过“东华大学办公自动化系统（OA）”处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条 本办法所称的电子公文归档管理是指东华大学电子政务活动中形成的具有保存价值的电子公文的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计。
第四条 电子公文形成单位应指定专人负责本单位的电子公文归档工作，并将此项工作纳入相关人员的岗位职责。党委办公室、校长办公室是校党政电子公文处理的主管部门，档案馆主管并指导全校电子公文的收集、归档等工作。
第五条 保密文件不适用本办法。
二、电子公文的真实性、完整性和有效性保证
第六条 在东华大学办公自动化系统中配置电子公文归档接口与相应的档案管理系统连接，实现电子公文的实时归档及在线管理，保证电子公文管理工作的连续性以及电子公文真实性、完整性和有效性的延续。
第七条 电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。
第八条 从电子公文形成开始，全程对有关处理操作进行管理登记，保证电子公文的产生、处理过程符合规范。
1、登记处理过程中相互衔接的各类责任者（起草者、修改者、审核者、签发者等）。
2、登记处理过程中的各类操作者（发文者、收文者、打字者等）。
3、登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章等）。
第九条 采取可靠的安全防护技术措施，保证电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。
1、建立对电子公文的操作者可靠的身份识别与权限控制。
2、设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、项目、内容等。
三、电子公文的归档、整理与移交
第十条 电子公文在归档前应由归档单位进行鉴定。鉴定工作包括对电子公文的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定保管期限。
1. 电子公文的归档范围参照国家有关纸质文件的归档范围进行，并应包括相应的背景信息和元数据。东华大学办公自动化系统产生的电子公文归档范围为：
（1）正式发文、流转过程、会签、审批意见等。
（2）收文、办理过程中签署的意见、办理过程中产生的相关文件、流转过程等。
（3）请示报告正文、流转过程、会签、审批意见等。
（4）工作简报等。
2. 电子公文的保管期限参照国家关于纸质文件材料保管期限的有关规定执行。
第十一条 归档操作：办公自动化系统中的电子公文采取次年年初集中归档的方式，由办公自动化系统管理员将系统中相关信息统一导入学校的档案管理系统中，再由档案馆与各单位在档案管理系统中将有保存价值的电子文件归类存档。
第十二条 档案馆配置专门的服务器，存放归档的电子公文，并按有关规定向校内外利用者开放。
第十三条 由档案馆定期将归档的电子公文集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。
第十四条 东华大学办公自动化系统中的电子公文在归档后至少保存一年以上。
第十五条 电子公文形成单位必须将本单位具有保存价值的电子公文，制成相应的纸质文件于次年六月底以前交档案馆存档。校党政发文、请示报告（包括正文、附件、会签、审批意见等）由各单位自行打印、用印。
第十六条 党委办公室、校长办公室收到的上级来文，扫描后进入办公系统。收文纸质原件及其附件由各主办部门于次年六月底以前交档案馆存档。各主办部门要把收文办理过程中形成的会签、审批意见等自行打印、用印，与其他相关的纸质或实物材料一起交档案馆存档。
四、归档电子公文的利用
第十七条 归档电子公文的封存载体不能外借。
第十八条 利用者对归档电子公文的使用应在权限规定范围之内。
五、归档电子公文的鉴定销毁
第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。
第二十条 对确认销毁的电子公文由档案馆列出销毁文件目录存档备查。
六、附则
第二十一条 其他类型电子文件的归档管理可参照本办法。
第二十二条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定执行。
第二十三条 本办法由东华大学档案馆负责解释。
第二十四条 本办法自即日起施行。
2009年4月27日